Tutorial archiveren

In deze tutorial configureren we de referentieimplementatie van de Zaaktypecatalogus (ZTC) zodat Zaken in het Zaakregistratiecomponent (ZRC) juist worden aangemaakt en voorzien worden van de juiste meta attributen zodat archivering mogelijk is.

De tutorial is hands-on - onderaan vind je verdere referenties en bronnen indien je meer wil lezen.

De volgende componenten zijn meest relevant:

  • ZTC: voor het configureren van zaaktypen
  • ZRC: voor het opslaan van zaken

Wat zijn de vereisten voor deze tutorial?

  • docker en docker-compose om lokaal op je (ontwikkelmachine) de componenten te hosten. Zie ‘aan de slag’ voor een uitgebreide beschrijving.

  • Het handigste is om de containers in 1 command prompt te hebben draaien, en extra commando’s in een tweede prompt ernaast uit te voeren. Zorg dat beide prompts zich in de juiste directory bevinden: /pad/naar/gemma-zaken/infra.

  • De eenmalige setup is uitgevoerd.

  • Toegang tot de publieke VNG Referentielijsten API.

Aan de slag

Configuratie van de ZTC

Het IP-adres uit de ‘aan de slag’ voorbereiding is hier nodig om de componenten via de browser aan te spreken.

Open in je browser http://<ztc-ip>:8002/admin/ en log in met je gebruikersnaam en wachtwoord.

Catalogus aanmaken

Een catalogus fungeert als een verzameling voor alle Zaaktypen bij een gemeente.

  1. Navigeer naar Catalogussen en klik op Toevoegen.

  2. Vul alle verplichte velden in.

    De daadwerkelijke informatie is voor nu niet relevant.

  3. Klik op Opslaan en opnieuw bewerken.

Zaaktype aanmaken

We definieren 1 zaaktype dat is gebaseerd op een procestype uit de Selectielijst gemeenten die ontsloten wordt middels de VNG Referentielijsten API.

  1. Klik op Voeg een Zaaktype toe. Of navigeer naar Zaaktypen en klik op Toevoegen.

  2. Vul alle verplichte velden in maar hanteer voor onderstaande velden de volgende waarden:

    • Omschrijving: Melding Openbare Ruimte
    • Doorlooptijd behandeling: 30 00:00:00
    • Versiedatum: 01-01-2019
    • Maakt deel uit van: <de catalogus uit de stap hierboven>
    • Datum begin geldigheid: 01-01-2019
    • Selectielijst procestype: https://ref.tst.vng.cloud/referentielijsten/api/v1/procestypen/3030daa1-d516-4cd9-8276-ef0977e32b20

    De ingevulde URL bij Selectielijst procestype verwijst naar het procestype Verzoeken behandelen. Deze API is overigens zonder autorisatie door iedereen te raadplegen:

    GET https://ref.tst.vng.cloud/referentielijsten/api/v1/procestypen/3030daa1-d516-4cd9-8276-ef0977e32b20 HTTP/1.0
    
    {
      "nummer": 6,
      "naam": "Verzoeken behandelen",
      "omschrijving": "Het behandelen van een verzoek tot het doen of laten van het orgaan"
    }
    

    - Deel van de API resource procestype (Selectielijst procestype) response

  3. Klik op Opslaan en opnieuw bewerken.

Resultaattype aanmaken

  1. Klik op Voeg een Resultaattype toe. Of navigeer naar Resultaattypen en klik op Toevoegen.

  2. Vul alle verplichte velden in maar hanteer voor onderstaande velden de volgende waarden:

    • Is relevant voor: <het zaaktype uit de stap hierboven>
    • Omschrijving: Afgewezen
    • Resultaattypeomschrijving: https://ref.tst.vng.cloud/referentielijsten/api/v1/resultaattypeomschrijvingen/e6a0c939-3404-45b0-88e3-76c94fb80ea7
    • Selectielijstklasse: https://ref.tst.vng.cloud/referentielijsten/api/v1/resultaten/65559080-1d2b-4ddf-8966-b620e4ec224e
    • Afleidingswijze brondatum: Afgehandeld
    • Datum begin geldigheid: 01-01-2019

    De ingevulde URL bij Selectielijstklasse verwijst naar het archiefregime dat aangeeft dat een zaak van dit zaaktype na 1 jaar vernietigd moet worden, indien dit resultaat aan de betreffende zaak wordt gegeven:

    GET https://ref.tst.vng.cloud/referentielijsten/api/v1/resultaten/65559080-1d2b-4ddf-8966-b620e4ec224e HTTP/1.0
    
    {
      "naam": "Afgewezen",
      "waardering": "vernietigen",
      "procestermijn": "nihil",
      "bewaartermijn": "P1Y"
    }
    

    - Deel van de API resource resultaten (Selectielijstklasse) response

    De Afleidingswijze brondatum kan alleen gezet worden op “Afgehandeld”. De Selectielijstklasse geeft aan dat de procestermijn nihil is, wat betekent dat na eindigen van de zaak (de zaak eindatum) er alleen rekening hoeft worden gehouden met de bewaartermijn van 1 jaar. Er is geen andere eigenschap, of hoofdzaak, etc. die van belang zijn om de brondatum te bepalen.

    De Resultaattypeomschrijving is alleen een geniereke omschrijving zoals deze standaard wordt gehanteerd en voor het archiveren zelf niet relevant.

  3. Klik op Opslaan.

    We zijn voor nu klaar met het configureren van de ZTC.

Statustypen aanmaken

We maken 2 Statustypen aan, één als initiële status (nieuw), en één om de Zaak af te sluiten (afgerond).

  1. Navigeer naar Statustypen en klik op Toevoegen.

  2. Vul alle verplichte velden in maar hanteer voor onderstaande velden de volgende waarden:

    • Omschrijving: Nieuw
    • Is van: <het zaaktype uit de stap hierboven>
    • Datum begin geldigheid: 01-01-2019
  3. Klik op Opslaan en nieuwe toevoegen.

  4. Vul alle verplichte velden in maar hanteer voor onderstaande velden de volgende waarden:

    • Omschrijving: Afgerond
    • Is van: <het zaaktype uit de stap hierboven>
    • Datum begin geldigheid: 01-01-2019
  5. Klik op Opslaan.

Zaak afhandelen

Dit deel gaan we doen op basis van de API. Je kunt bijvoorbeeld Postman gebruiken, of een andere applicatie om met de ZTC en ZRC API te communiceren.

ZTC configuratie opvragen

In het eerste deel hebben we een Zaaktype aangemaakt. We hebben de URL hiervan nodig om een Zaak aan te maken, samen met enkele andere URLs uit het ZTC die fungeren als de unieke identificatie van verschillende typen.

  1. Haal de Catalogussen op:

    GET http://<ztc-ip>:8002/api/v1/catalogussen HTTP/1.0
    Authorization: Bearer abcd1234
    

    Voorbeeld antwoord

    [
        {
            "url": "<catalogus url>",
            "domein": "DEMO",
            "rsin": "123456782",
            "contactpersoonBeheerNaam": "VNG API-lab",
            "contactpersoonBeheerTelefoonnummer": "+31 (0)20 123 45 67",
            "contactpersoonBeheerEmailadres": "vngapilab@example.com",
            "zaaktypen": [
                "<zaaktype url>"
            ],
            "besluittypen": [],
            "informatieobjecttypen": []
        }
    ]
    
  2. Uit de response kunnen we het aangemaakt Zaaktype halen. Hiervan vragen we de details op

    GET <zaaktype-url> HTTP/1.0
    Authorization: Bearer abcd1234
    

    Voorbeeld (deel van) antwoord

     {
        "url": "<zaaktype-url>",
        "catalogus": "<catalogus url>",
        "omschrijving": "Melding Openbare Ruimte",
        "doorlooptijd": "P30D",
        "selectielijstProcestype": "https://ref.tst.vng.cloud/referentielijsten/api/v1/procestypen/3030daa1-d516-4cd9-8276-ef0977e32b20",
        "statustypen": [
            "<statustype nieuw url>",
            "<statustype afgerond url>"
        ],
        "resultaattypen": [
            "<resultaattype url>"
        ]
     }
    
  3. Uit de response kunnen we de relevante Statustypen en Resultaattypen halen.

    We hebben nu de volgende unieke URLs die we nodig hebben bij het afhandelen van een zaak. Deze gebruiken we bij de volgende stappen:

    • zaaktype url
    • statustype nieuw url
    • statustype afgerond url
    • resultaattype url

Zaak aanmaken

  1. Maak een Zaak aan:

    POST http://<zrc-ip>:8000/api/v1/zaken HTTP/1.0
    Authorization: Bearer abcd1234
    Accept-Crs: EPSG:4326
    Content-Crs: EPSG:4326
    Content-Type: application/json
    
    {
        "bronorganisatie": "509381406",
        "omschrijving": "API-lab zaak test",
        "zaaktype": "<zaaktype url>",
        "verantwoordelijkeOrganisatie": "245122461",
        "startdatum": "2019-04-17",
        "toelichting": "Fiets in de Keizersgracht voorkomt dat rondvaartboot kan passeren."
    }
    

    Het antwoord bevat o.a. de url van de zojuist aangemaakt Zaak. We refereren hiernaar middels zaak url.

  2. Zet de initiele Status van de Zaak:

    POST http://<zrc-ip>:8000/api/v1/statussen HTTP/1.0
    Authorization: Bearer abcd1234
    Content-Type: application/json
    
    {
        "zaak": "<zaak url>",
        "statusType": "<statustype nieuw url>",
        "statustoelichting": "Zaak aangemaakt door burger."
    }
    

Zaak afronden

  1. Voordat we de Zaak gaan afronden, bekijken we de Zaak zoals deze in het ZRC aanwezig is. Uiteraard bevat deze de gegevens zoals we deze hebben verstuurd maar we focussen nu op enkele andere attributen:

    GET <zaak_url> HTTP/1.0
    Authorization: Bearer abcd1234
    Accept-Crs: EPSG:4326
    

    Voorbeeld (deel van) antwoord

    {
        "url": "<zaak url>",
        "identificatie": "3ce2848b-df34-44ae-8e10-dc12d6a69417",
    
        "bronorganisatie": "509381406",
        "omschrijving": "API-lab zaak test",
        "zaaktype": "<zaaktype url>",
        "verantwoordelijkeOrganisatie": "245122461",
        "startdatum": "2019-04-17",
        "toelichting": "Fiets in de Keizersgracht voorkomt dat rondvaartboot kan passeren.",
    
        "einddatum": null,
        "selectielijstklasse": "",
        "status": "<status url>",
        "archiefnominatie": null,
        "archiefstatus": "nog_te_archiveren",
        "archiefactiedatum": null,
        "resultaat": null
     }
    

    De Zaak heeft op dit moment geen einddatum, archiefnominatie of archiefactiedatum. Deze laatste is de datum waarop de actie bij archiefnominatie moet plaatsvinden.

  2. De Zaak moet voorzien worden van een Resultaat. Door een Resultaat aan de Zaak te hangen, wordt het Resultaattype bekend en kan het archiefregime bij het afsluiten van de zaak worden toegepast.

    POST http://<zrc-ip>:8000/api/v1/resultaten HTTP/1.0
    Authorization: Bearer abcd1234
    Content-Type: application/json
    
    {
        "zaak": "<zaak url>",
        "resultaatType": "<resultaattype url>",
        "toelichting": "Zaak beoordeeld en is reeds opgelost."
    }
    
  3. Zet de laatste Status van de Zaak, waarmee de Zaak wordt gesloten:

    POST http://<zrc-ip>:8000/api/v1/statussen HTTP/1.0
    Authorization: Bearer abcd1234
    Content-Type: application/json
    
    {
        "zaak": "<zaak url>",
        "statusType": "<statustype afgerond url>",
        "statustoelichting": "Zaak afgerond door ambtenaar."
    }
    

    Na het afsluiten van de Zaak wordt de einddatum van de Zaak gezet. Ook wordt de archiefactiedatum berekend en archiefnominatie overgenomen uit het Resultaatttype.

  4. We vragen nogmaals de Zaak details op om de gewijzigde attributen van stap 1 door te nemen:

    GET <zaak_url> HTTP/1.0
    Authorization: Bearer abcd1234
    Accept-Crs: EPSG:4326
    

    Voorbeeld (deel van) antwoord

    {
        "url": "<zaak url>",
        "identificatie": "3ce2848b-df34-44ae-8e10-dc12d6a69417",
    
        "bronorganisatie": "509381406",
        "omschrijving": "API-lab zaak test",
        "zaaktype": "<zaaktype url>",
        "verantwoordelijkeOrganisatie": "245122461",
        "startdatum": "2019-04-17",
        "toelichting": "Fiets in de Keizersgracht voorkomt dat rondvaartboot kan passeren.",
    
        "einddatum": "2019-04-17",
        "selectielijstklasse": "",
        "status": "<status url>",
        "archiefnominatie": "vernietigen",
        "archiefstatus": "nog_te_archiveren",
        "archiefactiedatum": "2020-04-17",
        "resultaat": "<resultaat url>"
     }
    

    Hier zien we dat alle relevante attributen zijn gezet om de Zaak op 4 april 2020 te vernietigen. Dat is 1 jaar na de einddatum, zoals opgegeven in het ZTC.

Samenvatting

We hebben het volgende gedaan in de ZTC:

  • Catalogus aangemaakt;
  • Zaaktype “Melding Openbare Ruimte” aangemaakt in de Catalogus, gebaseerd op procestype “Verzoeken behandelen” uit de Selectielijst gemeenten;
  • Resultaattype “Afgewezen” aangemaakt die binnen het procestype “Verzoeken behandelen” ook “Afgewezen” representeert en een bewaartermijn van 1 jaar voorschrijft, waarna de zaak vernietigd mag worden.

Hierna hebben we een Zaak afgehandeld:

  • Een Zaak aangemaakt van Zaaktype “Melding Openbare Ruimte”;
  • Eerste Status op de Zaak gezet;
  • Het Resultaat op de Zaak gezet die een koppeling legt met het Resultaattype;
  • Laatste Status op de Zaak gezet waardoor de Zaak werd afgesloten en de archiefactiedatum werd berekend.

Achtergrondinformatie

De technische achtergrond bevat meer informatie omtrent alle andere scenario’s bedoeld om de archiefactiedatum te bepalen.

Hier is de presentatie te vinden die gegeven is op het API-lab.